Préambule

YAFOYACT est une plateforme numérique de gestion, de centralisation, de suivi et d’automatisation de dossiers, documents, informations, obligations, échéances et communications. Elle peut être utilisée par des particuliers, entrepreneurs, professionnels, PME, PMI, ETI, grandes entreprises, groupes de sociétés, associations, administrations ou tout autre utilisateur autorisé.

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») définissent les règles applicables à l’accès et à l’utilisation de YAFOYACT, aux services proposés, aux données introduites par l’utilisateur, aux traitements réalisés pour fournir les fonctionnalités et aux communications effectuées depuis la plateforme.

Article 1 — Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les droits et obligations de YAFOYACT et de toute personne qui crée, utilise ou accède à un compte sur la plateforme.

Elles s’appliquent à l’ensemble des fonctionnalités accessibles depuis YAFOYACT, notamment la gestion des contrats, litiges, recouvrements, veille juridique, ressources humaines, assurances, fiscalité, secrétariat juridique, garanties et sûretés, sociétés, infractions, gestion budgétaire, documents, notifications, tableaux de bord et fonctionnalités d’assistance par intelligence artificielle YAFA.

Article 2 — Définitions

« YAFOYACT » désigne la plateforme, ses interfaces, services, applications, bases de données et fonctionnalités.

« YAFA » désigne l’assistant et les fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrés à YAFOYACT.

« Utilisateur » désigne toute personne qui accède à YAFOYACT.

« Abonné » désigne l’utilisateur disposant d’un compte et ayant souscrit ou activé un service YAFOYACT.

« Données » désigne toutes informations, textes, fichiers, documents, coordonnées, données professionnelles, financières, administratives ou personnelles introduits, importés, générés ou traités dans le cadre du service.

« Destinataire » désigne toute personne ou organisation à laquelle l’utilisateur demande qu’une communication, notification ou pièce soit transmise depuis YAFOYACT.

Article 3 — Acceptation et entrée en vigueur

La création d’un compte et l’utilisation des services supposent l’acceptation des présentes CGU dans leur version applicable au moment de l’inscription. L’utilisateur confirme cette acceptation au moyen d’une case dédiée et ne peut créer son compte si cette acceptation obligatoire n’est pas enregistrée.

YAFOYACT conserve la version des CGU acceptée ainsi que la date et l’heure de l’acceptation et, lorsque cela est techniquement disponible, des éléments permettant d’en assurer la traçabilité.

Article 4 — Création et sécurité du compte

L’utilisateur doit fournir des informations exactes, à jour et nécessaires à la création du compte. Il est responsable de la confidentialité de son identifiant, de son mot de passe et de tout moyen d’authentification associé au compte.

Toute utilisation du compte effectuée avec les moyens d’authentification de l’utilisateur est présumée avoir été effectuée sous sa responsabilité, sous réserve du signalement rapide d’un accès non autorisé.

L’utilisateur doit informer YAFOYACT sans délai lorsqu’il constate une perte, un vol, une divulgation ou une utilisation non autorisée de ses identifiants.

Article 5 — Exactitude et responsabilité des données introduites

L’utilisateur demeure responsable des données, documents et informations qu’il introduit dans YAFOYACT. Il lui appartient notamment de vérifier leur exactitude, leur actualité, leur pertinence et leur caractère licite.

Lorsque des documents, contrats, pièces comptables, informations financières, coordonnées, données RH, informations relatives à des litiges ou autres données sensibles sont importés, l’utilisateur doit s’assurer qu’il dispose du droit ou du fondement nécessaire pour les utiliser dans le cadre du service.

Article 6 — Données personnelles

YAFOYACT peut traiter des données personnelles nécessaires à la création et à la gestion du compte, à la fourniture des services, à la sécurité, à l’assistance, à la gestion des dossiers, aux notifications, aux communications demandées et à l’amélioration du fonctionnement de la plateforme.

Les catégories de données peuvent notamment comprendre les données d’identification, coordonnées, informations professionnelles, données relatives aux dossiers, documents transmis, historiques d’actions, données techniques et informations nécessaires à la facturation ou au suivi des services.

Les modalités détaillées de traitement, les catégories de données, les finalités, les destinataires, les durées de conservation et les droits des personnes concernées sont précisées dans la Politique de confidentialité.

Article 7 — Données de tiers introduites par l’utilisateur

L’utilisateur peut introduire dans YAFOYACT des données concernant des clients, partenaires, salariés, fournisseurs, débiteurs, créanciers, cocontractants, avocats, commissaires de justice, assureurs, administrations ou autres tiers.

En introduisant ces données, l’utilisateur déclare disposer d’un fondement juridique, d’une autorisation, d’un mandat ou de tout autre titre lui permettant de les traiter et, lorsque cela est nécessaire, de les transmettre à YAFOYACT dans le cadre des services utilisés.

L’utilisateur s’engage à respecter les obligations qui lui incombent à l’égard des personnes concernées, notamment en matière d’information, de confidentialité, d’exactitude, de sécurité et de respect des droits applicables.

Article 8 — Autorisation d’utilisation des données pour l’exécution du service

L’utilisateur autorise YAFOYACT à héberger, enregistrer, organiser, afficher, rechercher, classer, analyser techniquement, sauvegarder et traiter les données nécessaires à l’exécution des fonctionnalités qu’il utilise.

Cette autorisation est limitée aux finalités liées au fonctionnement des services, à la sécurité, à la fourniture des fonctionnalités demandées et aux obligations légales ou contractuelles applicables.

YAFOYACT n’acquiert aucun droit de propriété sur les documents et contenus appartenant à l’utilisateur du seul fait de leur dépôt sur la plateforme.

Article 9 — Communications envoyées depuis YAFOYACT

YAFOYACT peut permettre à l’utilisateur de préparer, programmer, valider et transmettre des courriers, courriels, relances, mises en demeure, notifications, documents ou autres communications à ses clients, partenaires, fournisseurs, débiteurs, créanciers ou autres destinataires.

Lorsque l’utilisateur déclenche ou valide un envoi, il autorise expressément YAFOYACT à exécuter techniquement cet envoi pour son compte, en utilisant les coordonnées et le contenu qu’il a fournis ou validés.

Cette autorisation ne constitue pas un mandat général permettant à YAFOYACT d’envoyer librement des communications sans instruction, validation ou action de l’utilisateur, sauf fonctionnalité expressément configurée par celui-ci et autorisée par les conditions du service.

Article 10 — Communications adressées au nom de l’utilisateur

Lorsque le message est envoyé au nom de l’utilisateur, de son entreprise ou d’un dossier qu’il gère, l’utilisateur demeure responsable du contenu, du destinataire, des pièces jointes, de la date d’envoi, des montants, références, délais, coordonnées et de toute mention figurant dans la communication.

L’utilisateur doit vérifier les éléments avant envoi, en particulier lorsqu’une communication peut avoir une portée juridique, financière, contractuelle, administrative ou contentieuse.

Article 11 — Transmission à des partenaires et prestataires techniques

Pour assurer le fonctionnement de certaines fonctionnalités, YAFOYACT peut recourir à des prestataires techniques, fournisseurs d’hébergement, services d’envoi de courriels, services de stockage, services d’infrastructure, outils de sécurité, services d’intelligence artificielle ou autres sous-traitants techniques.

Lorsque cela est nécessaire, certaines données peuvent être transmises à ces prestataires dans la mesure requise pour exécuter le service, assurer la sécurité, maintenir la plateforme ou répondre aux obligations applicables. YAFOYACT veille à encadrer ces interventions conformément aux exigences applicables.

Article 12 — Intelligence artificielle YAFA

YAFA peut être utilisé pour analyser des documents et informations fournis par l’utilisateur, extraire des données, résumer des contenus, identifier des points d’attention, proposer des actions, assister la rédaction, produire des synthèses, aider au classement ou fournir des réponses à des questions.

Les résultats produits par une intelligence artificielle sont fournis comme assistance et ne remplacent pas le contrôle humain. L’utilisateur doit vérifier les résultats avant de prendre une décision ou d’effectuer une communication ayant une portée juridique, financière, fiscale, sociale, administrative, contractuelle ou contentieuse.

YAFA ne constitue pas, par lui-même, un avocat, un notaire, un commissaire de justice, un expert-comptable, un auditeur, une administration ou toute autre autorité professionnelle. L’utilisateur reste responsable de la décision finale et des suites données aux résultats générés.

Article 13 — Notifications, alertes et échéances

YAFOYACT peut générer ou transmettre des alertes relatives à des échéances, tâches, contrats, créances, obligations, actions, dossiers ou événements renseignés dans la plateforme.

Les notifications constituent une aide au suivi et ne doivent pas être considérées comme une garantie absolue de respect d’un délai légal, réglementaire, contractuel ou procédural. L’utilisateur demeure responsable de la vérification des échéances et de la réalisation des diligences nécessaires.

Article 14 — Documents, exports et signatures

YAFOYACT peut permettre la génération, la conversion, l’export ou le téléchargement de documents. Les documents générés automatiquement doivent être contrôlés par l’utilisateur avant leur utilisation.

Lorsqu’une fonctionnalité de signature électronique ou de validation est proposée, son utilisation est soumise aux conditions techniques et juridiques propres au service concerné. L’utilisateur doit vérifier l’identité des signataires, les pouvoirs et les documents avant validation.

Article 15 — Confidentialité

YAFOYACT s’engage à prendre des mesures raisonnables pour préserver la confidentialité des données auxquelles il accède dans le cadre de la fourniture des services, sous réserve des transmissions nécessaires au fonctionnement de la plateforme, des obligations légales et des instructions de l’utilisateur.

L’utilisateur doit également préserver la confidentialité de ses identifiants et des informations auxquelles il accède par l’intermédiaire de son compte.

Article 16 — Sécurité et traçabilité

YAFOYACT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les comptes, les communications et les données contre les accès non autorisés, pertes, altérations ou destructions.

Certaines opérations peuvent être journalisées : connexion, création ou modification de dossier, importation ou téléchargement de documents, génération de documents, actions d’envoi, notifications, validations et autres opérations nécessaires à la sécurité et à la traçabilité du service.

Article 17 — Propriété intellectuelle

La structure, les interfaces, logiciels, bases de données, marques, logos, textes, éléments graphiques, fonctionnalités et contenus propres à YAFOYACT sont protégés par les droits applicables et restent la propriété de leurs titulaires.

L’utilisateur conserve ses droits sur les contenus qu’il possède et qu’il introduit dans la plateforme, sous réserve des droits nécessaires accordés à YAFOYACT pour fournir les services.

Il est interdit de copier, reproduire, revendre, louer, distribuer, désassembler, décompiler ou exploiter les composants de YAFOYACT en dehors des usages autorisés par les présentes CGU ou par la loi.

Article 18 — Utilisations interdites

L’utilisateur s’interdit notamment d’utiliser YAFOYACT pour commettre une infraction, contourner une obligation légale, transmettre des contenus illicites, porter atteinte aux droits d’un tiers, diffuser des logiciels malveillants, tenter d’accéder sans autorisation aux systèmes, perturber le service ou utiliser la plateforme à des fins frauduleuses.

Toute utilisation manifestement abusive, frauduleuse ou susceptible de compromettre la sécurité de la plateforme peut entraîner une suspension ou une limitation temporaire ou définitive du compte.

Article 19 — Disponibilité du service

YAFOYACT s’efforce d’assurer une disponibilité et un fonctionnement normaux de la plateforme. Toutefois, le service peut être temporairement indisponible en raison d’opérations de maintenance, mises à jour, incidents techniques, défaillances de réseaux ou de prestataires, événements de sécurité ou circonstances indépendantes de la volonté de YAFOYACT.

Sauf engagement contractuel spécifique, la disponibilité du service ne constitue pas une garantie d’absence totale d’interruption ou d’erreur.

Article 20 — Responsabilité de YAFOYACT

YAFOYACT fournit un outil technologique d’aide à la gestion. Il ne se substitue pas aux professionnels ou autorités compétentes lorsque leur intervention est requise.

Dans les limites autorisées par la réglementation applicable, YAFOYACT ne saurait être tenu responsable d’une décision prise exclusivement sur la base d’une information saisie de manière erronée par l’utilisateur, d’un résultat automatique non vérifié, d’une échéance non renseignée correctement, d’un destinataire sélectionné par erreur ou d’un contenu validé par l’utilisateur.

Article 21 — Responsabilité de l’utilisateur

L’utilisateur est responsable de son utilisation de YAFOYACT et des conséquences des actions réalisées depuis son compte. Il doit notamment contrôler les données, destinataires, montants, documents, dates, références et contenus avant toute validation ou transmission.

L’utilisateur garantit disposer des droits nécessaires pour importer, traiter et transmettre les données et documents qu’il fournit à la plateforme.

Article 22 — Abonnements, offres, tarifs et paiements

22.1. Offres et formules d’abonnement

YAFOYACT propose, selon les fonctionnalités disponibles, différentes formules d’accès à la plateforme, pouvant comprendre des offres gratuites, des périodes d’essai, des offres limitées ou des abonnements payants. Les fonctionnalités accessibles, les limites d’utilisation, la durée de validité et les éventuelles restrictions sont précisées dans l’offre concernée.

22.2. Tarifs et acceptation de l’offre

Les tarifs applicables, la périodicité de facturation, les taxes éventuelles, les moyens de paiement acceptés et les conditions particulières de chaque offre sont communiqués à l’utilisateur avant la validation de sa souscription.

La validation d’une commande ou d’un abonnement payant vaut acceptation de l’offre et des conditions tarifaires présentées à l’utilisateur avant son engagement.

Toute modification tarifaire applicable à un abonnement en cours est portée à la connaissance de l’abonné dans un délai raisonnable avant son entrée en vigueur, sans préjudice des dispositions légales ou contractuelles applicables.

22.3. Période d’essai et offres promotionnelles

Lorsqu’une période d’essai ou une offre promotionnelle est proposée, sa durée, ses conditions d’accès, ses limitations et ses modalités d’expiration sont précisées au moment de son activation.

À l’expiration de la période d’essai, l’accès aux fonctionnalités concernées peut être limité, suspendu ou soumis à la souscription d’une offre payante, selon les conditions annoncées à l’utilisateur.

Aucun prélèvement au titre d’un abonnement payant ne peut être fondé sur la seule activation d’une période d’essai, sauf si les conditions de conversion en abonnement payant, le prix applicable et les modalités de facturation ont été clairement portés à la connaissance de l’utilisateur et valablement acceptés par celui-ci.

22.4. Facturation et règlement

L’abonné s’engage à régler les sommes dues conformément à la formule souscrite et aux échéances indiquées lors de la commande ou sur les documents de facturation.

Le paiement est effectué au moyen des solutions proposées par YAFOYACT. L’activation ou le maintien des fonctionnalités payantes peut être subordonné à la confirmation effective du règlement.

En cas d’échec, de rejet ou de retard de paiement, YAFOYACT peut adresser une notification à l’abonné et, après information préalable et dans le respect des dispositions applicables, restreindre ou suspendre les fonctionnalités payantes jusqu’à régularisation.

22.5. Renouvellement et résiliation

Les conditions de renouvellement de l’abonnement, notamment son éventuel renouvellement automatique, sont communiquées à l’abonné avant la souscription.

Lorsque le renouvellement automatique est prévu, l’abonné en est informé avant son engagement. Les modalités permettant de désactiver ce renouvellement ou de résilier l’abonnement sont rendues accessibles dans les conditions indiquées par YAFOYACT.

La résiliation prend effet selon les modalités et délais prévus dans l’offre souscrite. Sauf stipulation contraire, elle met fin au renouvellement pour la période suivante sans entraîner automatiquement le remboursement des sommes correspondant à une période déjà commencée.

22.6. Suspension et conséquences sur les données

En cas de non-paiement, d’utilisation frauduleuse, de violation des présentes CGU ou de risque pour la sécurité de la plateforme, YAFOYACT peut suspendre tout ou partie des accès concernés, dans les conditions prévues par les présentes CGU et sous réserve des obligations légales applicables.

Lorsque cela est approprié, l’abonné est préalablement informé de la mesure envisagée et des modalités de régularisation.

La suspension ou la résiliation d’un abonnement n’autorise pas, à elle seule, la suppression immédiate et définitive des données de l’abonné. Leur conservation, leur restitution et leur suppression sont régies par les dispositions applicables des présentes CGU et par la réglementation relative à la protection des données.

22.7. Remboursements

22.7.1. Principe général. Tout paiement effectué au titre d’un abonnement YAFOYACT est affecté à la formule et à la période souscrites. Le remboursement n’est pas automatique et intervient uniquement dans les cas prévus au présent article, dans les conditions commerciales applicables ou lorsque la législation en vigueur l’impose.

22.7.2. Cas ouvrant droit à un remboursement. Un remboursement peut notamment être accordé dans les situations suivantes :

• Paiement en double : lorsqu’un même abonnement ou une même échéance a fait l’objet de plusieurs prélèvements ou paiements non justifiés, le montant indûment perçu est remboursé ;
• Erreur de facturation : lorsqu’un montant supérieur au tarif accepté a été facturé ou payé par erreur, la différence indûment perçue est remboursée ;
• Défaut d’activation : lorsqu’un abonnement payé ne peut être activé pour une cause imputable à YAFOYACT et que la situation n’est pas régularisée dans un délai raisonnable après notification de l’incident, l’abonné peut demander le remboursement de la somme correspondant au service non fourni ;
• Indisponibilité majeure du service : lorsqu’une interruption importante, prolongée et imputable à YAFOYACT empêche l’utilisation substantielle des fonctionnalités payantes, un remboursement total ou partiel peut être accordé en fonction de la durée de l’interruption, de son incidence et des conditions de l’offre souscrite ;
• Résiliation imputable à YAFOYACT : lorsqu’un abonnement est résilié du fait d’un manquement de YAFOYACT empêchant durablement la fourniture du service convenu, les sommes correspondant à la période payée mais non fournie peuvent être remboursées, sous réserve des circonstances et des dispositions légales applicables ;
• Autres cas obligatoires : tout autre remboursement requis par la législation applicable ou expressément prévu dans l’offre souscrite est effectué conformément aux règles correspondantes.

22.7.3. Cas dans lesquels le remboursement n’est pas automatique. Sauf disposition légale contraire ou engagement particulier de YAFOYACT, aucun remboursement n’est automatiquement dû en cas de résiliation volontaire par l’abonné après le commencement de la période d’abonnement, d’absence d’utilisation de la plateforme ou de certaines fonctionnalités, d’oubli de résilier avant le renouvellement lorsque les conditions ont été clairement communiquées et acceptées, de suspension justifiée résultant d’un manquement de l’abonné, ou d’insatisfaction subjective ne résultant pas d’un défaut de conformité ou d’un manquement contractuel de YAFOYACT.

Ces exclusions ne s’appliquent pas lorsqu’une disposition légale impérative, un droit de rétractation applicable ou un engagement contractuel particulier ouvre droit à un remboursement.

22.7.4. Procédure de demande. Toute demande de remboursement est adressée au service d’assistance de YAFOYACT, au moyen des coordonnées ou du formulaire de contact communiqués sur la plateforme. Elle doit, dans la mesure du possible, préciser l’identité du titulaire de l’abonnement, la référence de la transaction, la date et le montant du paiement ainsi que le motif de la demande.

YAFOYACT peut solliciter les justificatifs strictement nécessaires à l’examen de la demande. La demande fait l’objet d’un examen individuel et une réponse motivée est communiquée à l’abonné dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrables à compter de la réception d’un dossier complet, sauf délai légal différent ou circonstance exceptionnelle dûment justifiée.

22.7.5. Modalités et délai de remboursement. Lorsqu’un remboursement est accepté, il est effectué, dans la mesure du possible, par le moyen de paiement initial ou par tout autre moyen convenu avec l’abonné. Le remboursement intervient dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrables à compter de la décision favorable, sous réserve des délais de traitement des établissements bancaires ou des prestataires de paiement et des dispositions légales applicables.

Lorsque le délai de traitement dépend d’un prestataire externe, YAFOYACT en informe l’abonné dans la mesure où cette information est disponible.

22.7.6. Effets du remboursement. Le remboursement intégral d’un abonnement peut entraîner la désactivation des fonctionnalités payantes correspondantes. En cas de remboursement partiel, l’accès au service est maintenu ou adapté selon la situation et les conditions applicables.

Le remboursement n’autorise pas la suppression immédiate des dossiers, contrats, documents ou autres données de l’abonné. Leur conservation, leur exportation et leur suppression restent régies par les dispositions applicables des présentes CGU et par la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Le présent article ne limite aucun droit dont l’abonné bénéficie en vertu des dispositions légales impératives applicables.

22.8. Preuve de souscription

YAFOYACT peut conserver les éléments permettant d’établir la souscription, l’acceptation des conditions tarifaires, les modifications de formule, les paiements, les renouvellements et les demandes de résiliation, conformément aux règles applicables en matière de preuve et de protection des données personnelles.

L’abonné est invité à conserver les confirmations de commande, factures et notifications relatives à son abonnement.

Article 23 — Suspension, restriction et résiliation

YAFOYACT peut suspendre ou restreindre temporairement un compte en cas de risque de sécurité, utilisation frauduleuse, utilisation illicite, violation des présentes CGU, défaut de paiement lorsqu’il est applicable ou nécessité technique.

L’utilisateur peut cesser d’utiliser le service et, selon les fonctionnalités disponibles, demander la suppression ou la clôture de son compte conformément aux conditions applicables et à la politique de confidentialité.

Article 24 — Conservation et suppression des données

Les données sont conservées pendant les durées nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, à l’exécution des services, à la sécurité, à la gestion des comptes, au respect des obligations légales et à la défense des droits de YAFOYACT ou de l’utilisateur, selon les cas.

À l’issue des durées applicables, les données peuvent être supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la conservation demeure nécessaire ou autorisée par la réglementation.

Article 25 — Droits relatifs aux données personnelles

Les personnes concernées disposent des droits prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles. Les modalités pratiques d’exercice de ces droits sont précisées dans la Politique de confidentialité.

Article 26 — Communications commerciales

YAFOYACT peut adresser à l’utilisateur les communications nécessaires au fonctionnement du compte : sécurité, activation, facturation, assistance, maintenance, évolution importante du service ou autres messages indispensables à la relation contractuelle.

Les communications promotionnelles et commerciales sont distinctes des communications nécessaires au service. Lorsqu’un consentement est requis, elles sont soumises à un choix séparé de l’utilisateur.

Article 27 — Modification des CGU

YAFOYACT peut faire évoluer les présentes CGU afin de tenir compte des évolutions du service, des fonctionnalités, des exigences techniques, contractuelles ou réglementaires.

En cas de modification substantielle nécessitant une nouvelle acceptation, YAFOYACT pourra demander à l’utilisateur de confirmer son acceptation avant de poursuivre l’utilisation des services concernés.

La version applicable à un utilisateur est celle qu’il a acceptée, sous réserve des mises à jour ultérieures régulièrement portées à sa connaissance et, lorsque nécessaire, expressément acceptées.

Article 28 — Preuve et traçabilité de l’acceptation

Les enregistrements informatiques conservés par YAFOYACT concernant la création du compte, l’acceptation des CGU, les versions acceptées, les dates et heures, les actions effectuées et les communications déclenchées depuis le compte peuvent être utilisés comme éléments de preuve des opérations réalisées, sous réserve de la réglementation applicable et de la valeur probante reconnue aux éléments concernés.

Article 29 — Droit applicable et règlement des différends

Les présentes CGU sont interprétées conformément au droit applicable au service et aux règles impératives applicables dans le pays concerné.

En cas de différend, les parties s’efforceront de rechercher une solution amiable avant toute procédure, sans préjudice du droit de chaque partie de saisir la juridiction compétente.

Article 30 — Dispositions diverses

Si une disposition des présentes CGU est déclarée nulle, inapplicable ou sans effet, les autres dispositions demeurent applicables dans la mesure permise par la réglementation.

Le fait pour YAFOYACT de ne pas exercer immédiatement un droit prévu par les présentes CGU ne constitue pas une renonciation à ce droit.

Article 31 — Contact et documents de référence

Les demandes relatives au compte, aux services, à la protection des données ou à l’exercice des droits doivent être adressées par les canaux de contact mis à disposition sur YAFOYACT.

Documents de référence : Politique de confidentialité · Informations sur YAFOYACT